Sự thành công hay thất bại của dự án phụ thuộc vào người quản lý. Đó là lý do tại sao WBS được xem như một công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý dự án. Và như thế WBS là gì?? Theo dõi bài viết dưới đây BachkhoaWiki Cho một câu trả lời.
Mục lục
WBS là gì?
WBS có nghĩa là gì?
WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure.
WBS là gì? Phân công lao động là gì?
WBS là một cách hiệu quả để phân tích cấu trúc công việc khi tạo một dự án cụ thể. Gói công việc là đơn vị công việc được tháo rời nhỏ nhất và cũng là nguồn được sử dụng để lập kế hoạch cho dự án.
Trong PMBOK, người ta phải chia gói công việc thành các hoạt động và tính toán thời gian và nguồn lực cần thiết từ đó.
Các gói công việc là gì? Gói công việc là gì?
Như đã đề cập ở trên, đơn vị công việc nhỏ nhất được gọi là gói công việc, được sử dụng cho mục đích lập kế hoạch dự án.
Chúng ta cần chia các gói công việc này thành các hoạt động riêng biệt để tính toán các nguồn lực và thời gian cần thiết. Từ đó, dự án có khả năng thành công cao hơn.
Lỗi công việc loại WBS
Mỗi cấp độ giảm dần của WBS thể hiện một định nghĩa chi tiết về công việc của dự án.
Mỗi cấu trúc WBS có thể được tạo ra thông qua các cách tiếp cận khác nhau.
Một số phương pháp chung bao gồm cách tiếp cận từ trên xuống, sử dụng các hướng dẫn cụ thể của từng tổ chức hoặc công ty và các mẫu WBS có sẵn.
Cách tiếp cận sau đây thường được sử dụng để nhóm các tập hợp con lại với nhau.
Cấu trúc WBS có thể được biểu diễn dưới nhiều dạng, ví dụ:
- Các bước được sử dụng Cấp độ thứ hai của việc tháo gỡ vòng đời dự án là việc bổ sung các sản phẩm dự án và các sản phẩm được phân phối lên cấp độ thứ ba.
- Sử dụng các sản phẩm chính Thứ hai là mức độ phân tách.
- Việc tích hợp các phân khu tạo điều kiện cho sự phát triển của các tổ chức bên ngoài nhóm dự án, chẳng hạn như làm việc theo hợp đồng.
Người bán sẽ phát triển WBS của hợp đồng như một phần của công việc đã ký hợp đồng trước đó.
Lợi ích của việc sử dụng WBS là gì?
- Tạo tư duy và nhận thức chung trong công việc: Thông qua WBS, nội dung công việc của dự án sẽ được minh bạch hóa, từ đó giảm thiểu sự sai lệch trong phạm vi công việc của người đứng đầu phụ trách công việc đó.
- Lên lịch cho dự án: Bằng cách sử dụng WBS of Work Breakdown, chúng tôi có một kế hoạch để thấy rõ thời gian và nguồn lực cho từng nhiệm vụ và phân bổ nó cho từng nhiệm vụ từ đó.
- Giảm rủi ro dự án: Việc tạo ra một WBS hiệu quả sẽ giúp xác định sớm các vấn đề trong dự án. Khi một vấn đề, dù tốt hay xấu, được phản ánh trong WBS, với tư cách là người quản lý, chúng tôi có thể nhanh chóng đo lường tác động của nó đến toàn bộ quá trình thông qua phạm vi công việc.
Các bước tạo bảng tính WBS cho một dự án
Xác định công việc
Trước khi tạo WBS, chúng ta cần biết thời gian cần thiết cho khối lượng công việc này. Nếu không xác định rõ phạm vi công việc, chúng ta sẽ không thể xác định được thời gian cần thiết cho nó.
Vì vậy, điều quan trọng là phải xác định rõ phạm vi công việc.
Lúc này, việc thảo luận cần tập trung và được sự đồng ý của người có trách nhiệm.
Thông thường, các PM tạo WBS, nhưng thường thì sự khác biệt về thời gian được tạo ra so với người thực sự phụ trách.
Để giảm thiểu những khoảng trống đó, việc tham khảo ý kiến và mua hàng được sự đồng ý của người phụ trách là điều cần thiết.
Thiết lập đơn hàng công việc
Khi công việc được xác định, chúng tôi sẽ điều chỉnh trình tự công việc. Đầu tiên, cần xác định sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc.
Sau khi trình tự công việc được thiết lập, chúng ta có thể thấy đường dẫn quan trọng.
Đường dẫn quan trọng là một loạt các hành động được thực hiện từ trái sang phải khi dự án tiến triển. Sự chậm trễ trên các tuyến đường quan trọng có thể dẫn đến một số dự án bị đình trệ ngay lập tức.
Vì vậy, để nhận thức rõ hơn tầm quan trọng của chúng, cần phải nhấn mạnh các con đường quan trọng.
Cấu trúc của công việc
Khi công việc đã đi vào nề nếp, bước tiếp theo chắc chắn là cấu trúc của nó.
Chia các nhiệm vụ ở cùng một cấp, sau đó lọc các nhiệm vụ con ở cùng cấp bên dưới. Nếu bạn thêm các công việc ở cấp độ con, bạn sẽ có được cấp độ nuôi dạy con cái.
Nói cách khác, các công việc ở cấp độ cha mẹ được phân biệt với các công việc ở cấp độ con. Trong cách cấu trúc của công việc như đã mô tả ở trên, chúng tôi tránh làm việc.
Công cụ tạo WBS
Excel
Excel là phần mềm bảng tính của Microsoft. Nhiều người sử dụng Excel để tạo WBS vì nó quá phổ biến trong các công việc hàng ngày.
Tính năng đáng chú ý của Excel là dễ dàng tạo và dán bất cứ thứ gì. Ngoài ra, việc nhập, giả mạo và chia sẻ dữ liệu rất dễ dàng.
Có rất nhiều mẫu WBS Excel có sẵn, vì vậy việc tạo WBS rất dễ dàng. Nếu bạn còn do dự, đừng ngại thử một mẫu Excel và tùy chỉnh nó theo dự án của bạn.
WBS. Phần mềm
Các công cụ web để tạo WBS thường được tích hợp với biểu đồ gant, thường được gọi là công cụ quản lý dự án.
Bạn có thể tạo một WBS hiệu quả bằng cách đưa ra các nhiệm vụ và khoảng thời gian cần thiết.
Ngoài ra, có nhiều chức năng khác có thể giúp bạn quản lý công việc và lịch trình.
Vì vậy, hãy cố gắng sử dụng các công cụ web phù hợp cho dự án của bạn.
Mẫu WBS
Bạn có thể dễ dàng tạo WBS với mẫu WBS. Tuy nhiên Wrike sẽ là phần mềm dễ dàng nhất dành cho bạn.
Wrike không chỉ cung cấp các giải pháp quản lý dự án mà còn cung cấp các bước tiếp thị, sáng tạo và phát triển sản phẩm.
Ngoài WBS và Gant, người quản lý dự án có thể dễ dàng giám sát việc phân bổ tài nguyên và hiệu suất.
Biết mỗi công việc cần bao nhiêu nỗ lực sẽ giúp bạn sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn.
Xem thêm:
Trên đây là tất cả những thông tin xoay quanh câu hỏi WBS là gì. Nếu thấy hay và bổ ích hãy giúp BachkhoaWiki like và chia sẻ bài viết đến mọi người nhé.